Gabriel Baba: ‘Un stat digital este previzibil, egal pentru toţi şi disponibil 24/7’. Unul din cei mai apreciaţi experţi în E-Guvernare din România este timişorean. Predă e-guvernare la Universitatea București la Facultatea de Administraţie şi Afaceri și este co-fondatorul unei platforme folosite de peste 200 de instituții publice din România

Gabriel, ești unul dintre cei mai apreciați specialiști în e-guvernare din România. Timișoara este orașul tău natal. Cum a început acest drum?

Gabriel Baba: Timișoara m-a format. Am studiat la Școala Generală nr. 22 astăzi Grigore Moisil și apoi la Colegiul Național „C.D. Loga”. Aici am înțeles ce înseamnă responsabilitatea și comunitatea. Încă din liceu mă întrebam de ce statul merge greu. De ce toată lumea se plângea când interacţiona cu statul. Acea curiozitate, dublată de frustrarea birocrației văzute cu ochii mei, m-a făcut să cred că sistemul trebuie simplificat și modernizat.

Ai studiat în București?

Gabriel Baba: Da. Am început parcursul academic la Facultatea de Drept a Universității din București, unde am fost admis imediat după terminarea liceului. Încă din primul an am fost foarte interesat de interacțiunea dintre legislație și sistemul public, dar simțeam nevoia unei perspective mai largi, economice. Așa că, în anul al doilea, m-am înscris și la Academia de Studii Economice, la specializarea Finanțe-Bănci. Am ales să continui pe această direcție și, în final, am absolvit ASE, unde mi-am consolidat înțelegerea asupra mecanismelor financiare ale statului și rolului banilor publici în dezvoltarea comunităților. Ulterior am urmat cursurile Link Academy, un centru acreditat Cambridge International, unde am absolvit programul Executive Business Program. A fost o etapă importantă în care am învățat cum se iau decizii strategice, cum se gestionează echipe și cum poate fi implementată schimbarea reală într-un sistem rigid, cum este cel public. Această îmbinare de studii plus partea practică pe care am avut ocazia să o am m-a ajutat să înțeleg mai profund atât provocările administrației, cât și soluțiile reale de modernizare cu accent pe eficiență, nu pe birocrație.

Îți mai amintești care a fost prima ta interacțiune directă cu administrația publică?

Gabriel Baba: Da. În clasa a XI-a am încercat, pe cont propriu, să obțin sprijinul Primăriei Timișoara pentru proiectul „Parcul Loganilor”. Voiam să transform o zonă neamenajată din curtea liceului într-un parc pentru elevi. Am strâns semnături, am depus cereri și am mers de nenumărate ori la Direcția de Mediu. Atunci am descoperit cât de dificil poate fi un demers birocratic chiar și când intenția este bună. Proiectul nu s-a concretizat în perioada în care am fost în liceu, dar astăzi acolo există un parc. Sentimentul că poți contribui real în comunitate este, pentru mine, cea mai mare satisfacție. De aceea am această pasiune pentru digitalizare: pentru că nu este doar tehnologie, ci o reformă concretă și durabilă.

Ce înseamnă digitalizarea pentru administrația publică?

Gabriel Baba: Digitalizarea cred că este unica şansă către un stat eficient şi un management performant pentru că adresează în mod sistemic cele mai mari probleme ale administraţiei tradiţionale: birocraţia, opacitatea, costurile şi lipsa de coerenţă. Înseamnă, în primul rând, să renunți la hârtie, astfel timpul angajaţilor este direcţionat către sarcini cu valoare adaugată, nu către operaţiuni repetitive.

Puteţi să ne daţi exemple?

Gabriel Baba: Digitalizarea presupune interconectarea reală a datelor între instituții, astfel încât cetățeanul să nu mai fie nevoit să meargă dintr-un birou în altul cu dosarul sub braț. Documentele nu se mai plimbă fizic între instituții cu șoferi, mașini și consum de combustibil. Funcționarul nu mai arhivează în format fizic, iar conducerea nu mai trebuie să vină la birou doar pentru a semna, totul se face electronic, de pe laptop sau tabletă, oriunde s-ar afla. Am implementat această soluție în instituții care, doar din reducerea birocrației, au economisit peste două milioane de lei anual. Cum? Nu au mai fost nevoite să cumpere mii de baxuri de hârtie, să folosească imprimante, tonere, servicii de arhivare sau spații de depozitare care ajung să coste zeci de mii de euro pe lună.

Puteţi să ne daţi exemple?

Gabriel Baba: Da. Avem și exemple concrete, instituție din structura Primăriei Sectorului 6 din București, care a închis complet ghișeul pentru persoane juridice. Instituția poate să funcționeze acum complet digital, fără hârtie. Nu mai există acea practică absurdă de a descărca un PDF, de a-l completa pe calculator și a-l trimite, ca mai apoi instituția să-l imprime din nou. Totul se face complet digital, având metadate în spate într-un ecosistem unificat. Vorbim de cu totul o altă experienţă de utilizare cum se regăseşte în ţările cele mai dezvoltate din Europa. Cei care folosesc platforma spun, de cele mai multe ori, că nu credeau că așa ceva este posibil în România. Pentru crearea identității electronice nu mai este nevoie să chemăm contribuabilul fie că este persoană fizică sau juridică la sediul instituției. Totul este complet digital, prin mecanisme acreditate care oferă cetățeanului cea mai bună experiență posibilă în relația cu statul român. Exemplele pot continua cu Consiliile Judeţene Braşov, Tulcea și Vaslui unde s-au creat matrici digitale la nivel județean, primele de altfel la nivel național. Vorbim de instituţii care lucrează complet digital între ele. Toţi funcţionarii care merg pe teren sau în deplasări au telefonul sau tableta la ei şi îşi pot desfăşura activitatea digital instituţional şi cross instituţional. La extrema cealaltă încă există instituţii în care documentele stau 5-6 zile sau chiar mai mult la semnat pentru ca nu a ajuns şeful la birou să pună pixul pe ele. În felul acesta şefilor li se îngreunează munca, deoarece stau cu gândul că trebuie să ajungă la birou doar ca să semneze documente, iar aparatul administrativ este încetinit în decizii şi execuţie. Ca să concluzionez, nu întâmplător, cele mai dezvoltate administrații publice din lume au ca prioritate digitalizarea reală, adică acea transformare profundă care produce rezultate concrete, măsurabile. O administrație digitalizată cu adevărat înseamnă scoaterea aparatului birocratic de pe hârtie și trecerea lui în mediul digital, într-o proporție direct observabilă în contabilitate: o reducere de peste 90% a consumului de hârtie în toată organizația. Asta e dovada clară că nu vorbim doar de platforme declarative sau interfețe cosmetizate, ci de o schimbare de fond, una care eficientizează munca, elimină redundanțele și modernizează complet relația stat-cetățean.

Astăzi predai la Universitatea din București. Ce le transmiți studenților tăi?

Gabriel Baba: Predau în programul postuniversitar E-Guvernare și Principiile Comunicării Publice. Le spun clar: digitalizarea nu e despre aplicații, ci despre cum statul răspunde nevoilor oamenilor. Dacă un cetățean nu mai pierde ore pentru un act banal. Dacă cetăţeanul nu mai este chemat la instuţie ca să îşi rezolve o problemă punctuală suntem pe drumul cel bun. Adaug exemple practice. Până astăzi cred că am interacţionat cu peste 10.000 de funcţionari pe aspecte concrete ce ţin de digitalizare în activitatea lor de zi cu zi în aparatul administrativ şi încerc ca toată această expertiză acumulată să o împărtăşesc mai departe.

Ce spun funcționarii? Dar cetățenii?

Gabriel Baba: Funcționarii apreciază că platforma le simplifică munca. Mulți mi-au spus: nu credeam că poate fi atât de ușor. În acelaşi timp există în general 20% din angajaţi care ar face orice să nu îşi treacă activitatea în format digital şi aici nu mă refer la cei mai în vârstă. Persoanele de peste 50-55 de ani sunt cele mai receptive şi se adaptează cel mai repede. Înţeleg rapid că lumea s-a schimbat şi trebuie să se adapteze. Cetățenii văd diferența prin timpul economisit și transparența proceselor. Primim zilnic mesaje de felicitări din partea cetăţenilor. Soluția este citată ca exemplu de bună practică la nivel național și european. Instituţiile ne recomandă, funcţionarii ne recomandă. De ce? Pentru că funcţionează la cel mai înalt standard european.

Ce provocări ați întâmpinat în acest proces?

Gabriel Baba: Cele mai mari provocări vin de la furnizori care văd digitalizarea doar ca oportunitate de business propriu. În multe cazuri nu contează nevoia instituției, ci doar să bifeze proiectul din păcate. Așa apar implementări scumpe, anunţate cu mare fast, dar inutile, unde funcționarii tot tipăresc și semnează cu pixul. Lupta noastră a fost să demonstrăm că se poate lucra digital și că merită, iar acest lucru l-am reuşit.

Se poate reforma statul prin digitalizare?

Gabriel Baba: Da. Sincer cred că digitalizarea este unica cale către transparență, organizare eficientă și management performant. Legea există, tehnologia există, trebuie doar aplicate consecvent. Creşte viteza şi calitatea serviciilor, elimină birocraţia inutilă, scad costurile de funcţionare semnificativ, oferă managementului instrumente reale de perfomanţă, indicatori în timp real, automatizare, analiză predictivă iar deciziile pot fi luate pe date, nu pe impresii. Se restabileşte încrederea în cetăţean, un stat digital este previzibil, egal pentru toţi şi disponibil 24/7.

Ce urmează pentru tine?

Gabriel Baba: Continui să promovez modul de lucru digital și să arăt prin exemple concrete ce înseamnă cu adevărat să lucrezi într-o administrație modernă, respectiv una în care deciziile se iau pe baza datelor, nu pe impresii. Îmi doresc să continui să analizez cum au reuşit alte ţări din Europa să se transforme în aparate administrative digitale la scară naţională. În paralel, îmi continui misiunea educațională. Cred că nicio reformă nu poate reuși fără pregătirea oamenilor care o aplică.

Ce sfat daţi decidenţilor?

Gabriel Baba: În privinţa instrumentelor digitale pentru aparatul administrativ, sfatul meu este să aleagă ecosisteme digitale mature, care și-au dovedit deja funcționalitatea în practică. Să viziteze acele instituţii unde deja funcţionează. Să facă vizite de lucru în afara ţării în Olanda sau Danemarca. Digitalizarea nu se construiește de la zero în 2–3-4 ani printr-un proiect punctual. Un ecosistem digital performant are în spate cel puțin 10 ani de cercetare-dezvoltare continuă și validare în instituții reale. Din păcate, România a avut numeroase apeluri europene în care fiecare instituție și-a făcut „propria aplicație”, dezvoltată ad-hoc cu „băieții de la IT” sau cu vreo firmă care după proiect nu a mai existat sau digitalizarea a rămăs doar pe hârtie. Acest model este falimentar, nu doar pentru că irosește bani și timp, ci pentru că blochează interoperabilitatea și duce la izolare digitală. Digitalizarea serioasă nu înseamnă să faci softuri pe bucăți, ci să construiești un ecosistem integrat, stabil și scalabil în care dezvoltatorul să investească efectiv continuu.

Un ultim gând pentru cititorii din Timișoara?

Gabriel Baba: Avem spirit european și oameni valoroși. Cu toţii ne dorim ca Timişoara să fie un exemplu pentru ceilalţi din ţară şi să fim apreciaţi la nivel european, iar pentru asta este nevoie de muncă, comunicare şi decizii corecte.